医療事務の外来クラーク業務内容

 外来クラークは、医療スタッフと患者さんとを橋渡しするパイプ役を担っています。

複数の診療科を有している総合病院などには、診療科ごとに受付窓口が設置されていますが、ここで行っている業務を外来クラークと言います。

小さな病院では、内科、外科、皮膚科、耳鼻咽喉科など一つの診療科目を専門に扱っている病院が多くありますが、受付窓口は一つしかありません。

一方、総合病院は、このような窓口が診療科数分複数集まっているという形態になりますが、受付の業務内容は診療所であっても総合病院であってもほぼ同じです。

医療事務の外来クラーク業務の流れと内容

外来クラークの業務内容

  1. 診療科における受付窓口対応
  2. 患者や関係者からの電話応対
  3. 患者の呼び出しや案内
  4. カルテやレントゲンの管理と準備
  5. 診察・検査データの添付・整理
  6. 報告事項や書類の取り次ぎ
  7. 医師や看護師の補助

外来クラークは診療が円滑に進むようサポートすることが重要

 外来クラークは、複数の診療科が設置されている規模の大きな総合病院などの外来受付窓□で、来院された患者さんと、医療専門職である医師や看護師、医事課などの間に入ってサポートし、診療を効率よくスムーズ進めていけるように連絡・調整する橋渡しする役目があります。

医師、看護師などの医療専門職が、本来業務である診療行為に集中できるように、患者さんや他部署からの連絡・報告事項の仲介役や、診療に関する書類・資料・データなど、様々な雑務を担いサポート役に徹するのが外来クラークのメイン業務になります。

医療従事者と患者さんの間に入って、情報や物について、滞りなくスムーズに診察・治療が進められるように、コントロールしサポートを行うことが外来クラークの最も重要な業務といえます。

受付対応・検査データの準備・受診案内

 総合病院の外来に来院された患者は、自分が受診する診療科の受付窓口にまず訪れてきます。

外来クラークは、まず患者さんから受け取った診察券をチェックした後、医師が診察時に必要となるデータや資料などを取り揃え、診察が始まるまでに事前準備しておきます。

必要なデータ資料には、診療録(カルテ)・レントゲン写真・検査データなどがあります。

次に、患者さんの診察順を確認して、診察順が早い患者さんの検査データや資料から順次、診察室に渡せるようにして円滑に医師が診察行為を行えるようにサポートします。

また、病院に来院する患者さんは様々な病状や体調を抱えて訪れますので、診察を受けれるまでの待ち時間が長引いた場合などは、体調を崩す方が出てくる可能性があります。

なので、外来クラークは、待合室の患者さんの様子もさりげなく観察し、もし、顔色や具合が悪くなった患者さんを見かければ、すぐに看護師や医師などの医療スタッフに報告し、迅速に対処してもらうように対応します。

診療録(カルテ)・検査データ(レントゲン写真)の管理や準備

 規模が大きい医療機関では、カルテの管理はカルテ室で行っているところがほとんどです。

患者さんが病院に訪れて受付窓口で診察申込書に必要事項を記載し、該当する診療科を案内した際に、初めて受診する患者であれば、これから受診する診療科へ基本情報を記入したカルテが送り届けられます。

ですが、中には、患者さんにカルテを預けて診察券と共に受診診療科へ提出してもらう病院もあります。

一方、再来院の患者さんであれば、カルテと共にレントゲン写真などの検査データも一緒に用意されて、受診する診療科へ送り届けられます。

外来クラークは、送り届けられてきた診察に必要なカルテや検査データを患者のもので間違いないかなどをチェックし、診察室の医師へ渡します。

書類、報告事項の取り次ぎ

 病院内では、カルテ以外にも多くの書類やデータ資料、報告や連絡事項のやり取りが頻繁に発生しています。

また、同じ診療科内のやり取りだけでなく、各部署にまたがったスタッフ間でもやり取りが行われているので、特に注意が必要になります。

この場合、外来クラークは、診療で必要となるデータや書類、報告事項などを正確に医師や看護師へスピーディーに届けたり、伝達したりする役割があります。

診療行為が遅滞することなく円滑に行われるように対応することが外来クラークには求められています。

院外の関係者とのやり取りも業務役割の一つ

 外来クラークは病院内のサポートだけでなく、院外の各関係者との対応、やり取りやりも業務役割の一つです。

例えば、患者さんの容態や家庭の事情などで他の病院に転院するなどのケースでは、医師に転院先病院への紹介状を作成してもらい患者さんに渡したり、患者さんが勤めている場合は会社へ、修学している場合は学校へ、それぞれ提出するための診断書を作成し患者さんに渡したりする場合があります。

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